序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）

长期

2

本校党代会文件材料，会议材料汇编、汇报PPT、会议照片、视频

永久

3

党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）；党委大事记；党群系统启用印章的文件和印模

永久

4

党委发布的重要决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

5

以党委名义召开的重要工作会议材料

永久

6

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

7

党群系统重要统计材料；党委保密工作的有关文件

永久

8

学校党组织或教职工获市级以上党组织奖励及表彰的文件材料，包括申报材料、先进事迹、证书照片、表彰通知决定。

长期

9

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件，以及相应的符合规范要求的机读目录、相关软件、其他说明等。）

长期

二级类目：XZ11 行政综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关行政管理的综合性文件

长期

2

学校颁发的规章制度

永久

3

学校年度工作计划、总结、报告；历史沿革、机构设置；启用印章的文件及印模、废止的印章实物

永久

4

校长办公会纪要、董事会文件材料

永久

5

全校性的工作会议、专题会议、座谈会的文件材料、暑期研讨会文件材料、重要事件或会议的文件材料

长期

6

校领导重要讲话和参加校外会议发言稿

长期

7

上级领导来校视察、检查工作时的指示、讲话、活动记录、录音、视频、照片、题词等

永久或长期

8

学校向上级的请示及其批复

永久

9

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

10

校庆活动的重要材料（校庆活动计划、请示、领导讲话、大会发言材料）

长期

11

学校法人代表证书的相关文件

永久

12

本单位年度工作大事记

永久

13

本单位年度工作计划、总结

长期

14

本单位人员名单，各部门职责、岗位责任制、机构沿革材料

长期

15

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

长期

二级类目：XZ12 人事

序号

类 目 名 称

保管期限

1

关于机构编制的计划、规划、报告

永久

2

校内机构设置变化的文件材料

永久

3

处分教职工的材料和复查、撤销处分材料（包括情况调查说明、通报发文、撤销通报）

长期

二级类目：XZ13 审计

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关审计工作的文件；上级审计部门对学校的审计报告领导批示

长期

2

本校审计工作的规章制度

长期

3

审计工作计划、总结、调查报告

长期

4

审计工作统计年报及重要报表

长期

5

对领导干部任职期间经济责任审计所形成的材料

长期

6

审计项目形成的材料：

（1）审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文。

（2）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。

（3）审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。

（4）有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录。

（5）与审计项目有关的群众来信和来访记录。

（6）其他应归入审计档案有关的重要材料。

长期

7

接受上级或外单位委托审计形成的报告及相关材料

长期

8

电子文件材料（本单位职能活动形成的具有保存利用价值的电子文件）

长期

二级类目：WS11外事综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

校友工作材料（校友通讯录、名册、校友会自编刊物等）

长期

二级类目：SX 声像

序号

类 目 名 称

保管期限

1

本单位职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、录音录像等（例：校领导单人照或合影）

长期

2

本单位主要职能活动过程中所拍摄的对学校和社会有保存利用价值的照片、录音、视频等声像材料（例：董事会的会议照片）

长期

二级类目：SW 实物

序号

类 目 名 称

保管期限

1

本单位职能活动形成的、与外单位交往中获得的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的实物等，如：礼品、赠品等

长期

2

因机构变更、撤销或者合并失效的印章以及因磨损更换而作废的组织机构印章

长期

3

各种重大活动中形成的纪念品和宣传品，活动中获赠的纪念品、上级领导知名人士的题词字画等

长期

4

校友赠给母校的有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）          

长期

5

单位或个人代表学校参加市级以上各类比赛、项目评奖和其他重大活动获得的属于集体性质的奖状（牌、杯、旗）、证书等

长期